B2B платформа за управление на клиенти, поръчки, продажби и логистика

01. Управление на продукти и фирмени каталози

Поддържайте асортимента, категориите, цените и каталозите си. Определяйте кои продукти са достъпни за поръчка в клиентския портал.

• Подготовка на публични категории и каталози със SEO описания; при активен модул клиентите виждат състава на бижутата и ги филтрират по използвани материали.
• Търсене и добавяне на продукти от категории и каталози според предоставените права.
• Въвеждане на цена с или без ДДС и изчисляване на съответната стойност според данъчната ставка.
• Управление на видимостта на категориите, продуктовите изображения и периода за обозначаване на нови продукти.

02. Клиенти, групи и индивидуални цени

Организирайте клиентската база според търговските отношения и договорените условия.

• Групиране на клиенти и отстъпки по категории с възможност за изключения за отделни продукти.
• Индивидуални клиентски цени с филтриране по източник и оферти с предложени условия.
• Управление на адреси, обекти, контакти и настройки на клиентите.
• Администраторите могат да премахват неизползвани клиенти и обекти; записите с поръчки, документи или доставки остават защитени.
• Проверка на фирмени данни във VIES. При валиден български ДДС номер празният ЕИК може да се попълни без „BG“; вече въведените данни се запазват при невалиден резултат.

03. Клиентски портал и онлайн поръчки

Предоставете на клиентите удобен начин да разглеждат разрешените продукти и да поръчват при определените условия.

• Категории, каталози, клиентски цени и отстъпки според настройките на компанията.
• Служители с право за създаване на поръчки могат да поръчват от името на клиент, като го търсят по име, ЕИК или ДДС номер. При до пет активни клиента в B2B портала списъкът се показва директно. Във вътрешния екран за бързи поръчки клиентите могат да се избират и с клавиатурата.
• История, повторна поръчка по актуални цени, обработка на поръчки и връщания.

04. Оферти, продажби и фактуриране

Договорни цени без редакция във фактурните чернови на работни заявки. Променените количества се прехвърлят в нов отчет с причина и проверка за одобрение; фактуриране е възможно само по актуалния проверен отчет. Срок за плащане по клиент, по подразбиране 30 дни, със запазен падеж във фактурата. Десетцифрена фирмена номерация с ограничение на следващия номер до 9999999999 и защита при изчерпана серия.

Специализирана техника от автопарка към собствените екипи — за периода или по часови посещения, с проверка за заетост и отделен календарен обзор на заети, свободни и недостъпни машини. Отговорникът се вижда и се добавя като участник само по изричен избор, според допустимостта и наличността му.

Свържете офертите, поръчките и търговските документи в общ процес.

• Създаване на оферти с предложени цени и отстъпки, одобрение и прилагане на договорените цени за клиента; изтегляне в PDF.
• Обединяване на подходящи поръчки във фактури или продажби без фактура; фактура може да се издаде и на клиент без регистрация по ДДС при налични ЕИК и адрес за фактуриране.
• Обработка на връщания и издаване на кредитни известия.
• PDF за печат и Excel регистър на избрани продажбени документи за клиенти и счетоводство, включително кредитни известия, продажби без фактура, сторно и анулирани документи, с числови колони за данъчна основа и ДДС по ставки; данните от работни заявки се показват само за компании с активен модул.
• Анулиране на фактури и кредитни известия от оторизиран администратор с посочено основание; историята се запазва, а документът се обозначава като анулиран.
• Фирмени настройки за оформлението на PDF документите и продуктовите имена. При наличие на МОЛ на компанията или клиента той се включва във фактурата и кредитното известие.

05. Плащания и задължения

Следете текущото състояние на фактурите и кредитните известия.

• Оторизирани администратори отбелязват фактури и кредитни известия като платени.
• Преглед на неплатени и просрочени фактури и справки за избран период.
• Месечни суми без ДДС, ДДС и общо в „Продажби и фактури“ с преглед на минали месеци, приспадане на кредитни известия и сторно и изключване на анулираните документи, в рамките на разрешения фирмен или клиентски достъп.
• Клиентските задължения отчитат неплатените кредитни известия и са достъпни според предоставените права.

06. Продажбени и управленски справки

Използвайте данните от ежедневната работа за преглед на продажбите и дейността.

• Продажби за избран период, календар с дати във формат ден/месец/година и класации по клиенти, категории и продукти.
• Отчет за офертите и обобщени показатели за каталозите.
• Справки за неплатени и просрочени фактури, подготовка на поръчки и доставки по дата.

07. Финансов модул

При активиран модул „Финанси“ сравнявайте въведените разходи с приходите от продажби.

• Въвеждане и управление на месечни разходи.
• Общ фирмен списък с доставчици за разходите и автопарка, с избор по име или ЕИК. При един обичаен доставчик за категория в автопарка той се попълва автоматично.
• Обобщаване на фирмените разходи и разходите от модул „Автопарк“ в месечния отчет.
• Сравнение на приходите от продажби и разходите за периода в абсолютна стойност и процент.
• При активни „Финанси“ и „Доставки“ изплатените комисионни се отчитат като разход за месеца на плащането.

08. Планиране и управление на доставки

При активиран модул „Доставки“ организирайте районите, маршрутите и работата на шофьорите.

• Фирмен график за доставка с автоматично прескачане на неработните дни и възможност за корекция на датата в поръчката.
• Райони със списък на назначените дистрибутори и филтър по дистрибутор, свързани клиенти и обекти, дневни маршрути и ръчно подреждане на спирките. Може да изтривате район без връзки или да премахвате масово назначенията на дистрибутори, без да засягате районите, обектите и историята на маршрутите.
• Мобилно отчитане на доставките, комисионни за доставени бройки и справки за начислени и изплатени суми.
• При съответните права — преглед на районите и шофьорите от страницата на клиента.

09. Специализирани функции за производители

При активиран режим „Производител“ настройвайте партиди и срокове на годност за подходящите продукти.

• Фирмен срок по подразбиране или отделна настройка за продукт.
• Продължителност в часове или дни и запазване на данните към поръчката.
• Възможността за работа в режим „Производител“ се активира при настройване на компанията.

10. Достъп и управление на потребители

Управлявайте фирмените потребители и достъпа им според ролята и предоставените права.

• Клиенти и шофьори с подходящ профил могат да влизат без имейл чрез персонален код и PIN.
• Картончето за печат съдържа QR код към страницата за вход; потребителят въвежда кода и PIN, за да влезе.
• Достъпът до фирмените данни и функции се определя от профила и правата на потребителя.

11. Подготовка за реална работа

След тестов период Супер администраторът може да подготви спряна тестова компания за реална работа, като запази основните фирмени данни.

• Запазват се клиентите, продуктите, настройките, потребителите, цените и каталозите.
• Тестовите поръчки, оферти, продажбени документи и свързаните транзакции се изчистват след задължителен архив.
• Подготовката е защитена операция, достъпна само за оторизиран администратор, и изисква потвърждение.

12. Специализиран модул за бижутерийно производство

Специализирано решение за бижутерски ателиета и производители на златни и сребърни изделия. Модулът обединява управлението на благородните метали и другите материали, калкулацията на изделията, проследяването на производствените разходи и актуализирането на каталожните цени.

• Склад на бижутерийни материали – отделна номенклатура за злато, сребро, скъпоценни камъни и други материали, с наличности, покупки и история на доставките.
• Проба и цена на благородните метали – записване на пробата в хилядни и изчисляване на стойността според цената на грам чист метал.
• Пазарни котировки на златото и среброто – ръчно въвеждане или получаване на цени от Goldinvest.bg, със запис на източника, датата и часа. Остарелите котировки се обозначават и не се използват за публикуване на каталожни цени.
• Автоматично обновяване на цените – настройване на периодично получаване на котировки и автоматично актуализиране на каталожните цени при достигане на зададен процент на промяна.
• Среднопретеглена себестойност – преизчисляване при приемане на доставки и сравнение между средната покупна стойност и текущата оценка на материалите. За камъните и останалите материали оценката се основава на последната покупна цена.
• Калкулация на бижута – шаблони по категория или конкретно изделие с разход на злато и сребро в грамове, камъни, труд, допълнителни разходи и надценка.
• Прогнозна себестойност и печалба – преглед на калкулираните разходи и очакваната печалба спрямо продажната цена без ДДС.
• Ценообразуване и оферти – определяне на каталожна цена на база пазарната стойност на металите и зададената надценка. За конкретна оферта може да се въведе отделна крайна продажна цена, без да се променя калкулационният шаблон.
• Отчитане на производството – отчитане на реално изработените количества, вложените материали, труда и допълнителните разходи. Материалите се изписват по среднопретеглена себестойност само при достатъчна наличност.
• Проследяване на поръчките – следене на производствения напредък и история на реалната себестойност. Връщането на готово изделие не възстановява автоматично вложените материали.
• Продажба и фактуриране на части – възможност за продажба или фактуриране само на вече изработеното и непродадено количество. Неизработеният остатък остава за последващо производство.

Калкулационните шаблони могат да се задават на ниво категория или конкретно изделие, като шаблонът на изделието има предимство. Те не променят складовите наличности. Автоматичното обновяване и публикуване на каталожни цени се активира отделно от упълномощен потребител. Промените не изменят вече договорени цени и издадени документи.

13. Подизпълнители, обработка и отчет на задачи

Ясен процес от заявката до фактурирането — с информацията за изпълнението, екипите и клиента свързана в една история:

1. Заявка и подготовка. Прегледайте заявената работа и подгответе задачата за изпълнение.
2. Планиране и възлагане. Организирайте сроковете и екипите, включително работата, изпращана към подизпълнители, и проследявайте движението ѝ по статус.
3. Мобилно изпълнение. Служителите използват отделен достъп през телефон, за да виждат възложените задачи, да отчетат използваните материали и свършената работа, да добавят коментар и снимки, и при разрешен достъп да запишат GPS локация.
4. Карта и галерия. Разглеждайте задачите на карта по наличните GPS координати, филтрирайте ги по екип и статус, отваряйте навигация и преглеждайте снимките от отчетите в галерия, групирана по клиентска локация.
5. Преглед и обратна връзка. Сравнете заявеното с отчетеното. Клиентът може да одобри отчета или да го върне за корекция с коментар; новата версия остава проследима в историята.
6. Фактуриране. След необходимото одобрение подгответе фактурна чернова и продължете към издаване на документа. Фактурата показва кода и точното име от номенклатурата, както и номерата и датите от заявката и договора.

Така диспечерите и отговорните служители виждат напредъка, екипите отчитат работата на терен, а клиентът може да даде обратна връзка преди фактуриране. Достъпът до функциите зависи от активираните за компанията модули и предоставените права.

14. Управление на фирмения автопарк

Поддържайте информацията за служебните превозни средства, отговорните служители, документите и важните срокове на едно място. Организирайте използването и поддръжката на автомобилите с ясна история на дейностите и разходите.

• Документи и срокове. Следете винетки, технически прегледи, застраховки, лизингови падежи и други фирмени задължения. Пазете документите и историята на подновяванията.
• Напомняния в BizHub. Виждайте предстоящите, изтичащите днес и просрочените срокове в таблата и известията, достъпни според настройките и правата на потребителите.
• Сервиз и километраж. Проследявайте извършените ремонти, планирайте следващо обслужване по дата или пробег и пазете история на реалните показания.
• Разходи и гориво. Водете разходите по автомобили и категории, записвайте зарежданията и разглеждайте справки по период. При достатъчно съпоставими данни следете и разхода на гориво.
• Отговорност и използване. Определяйте основен отговорник и проследявайте предаването и връщането между служители, със състояние, километраж и приложени снимки или документи.
• Отчитане от шофьора. За назначения му автомобил шофьорът може да въвежда зареждания, други разходи и километраж през B2B портала, да подава сигнали за повреди и да отчита изпълнение на възложени неповерителни срокове.

Модулът се използва от компании с активиран „Автопарк“. Достъпът до данните, финансовите справки, таблата и известията зависи от фирмените настройки и предоставените права.